«Там дел на двадцать минут» — одна из самых опасных фраз в рабочем чате. Сотрудники биржи фриланса «Воркзилла» знают это как никто другой.
Поправить пару слайдов, обновить данные на сайте, проверить таблицу, отправить готовый файл — всё это выглядит как небольшая задача, которую легко втиснуть между более серьёзными делами, но может коварно украсть несколько часов. Так происходит потому, что мы, часто, оцениваем само действие, но забываем обо всём, что завязано вокруг него.
Невидимая часть задачи
Когда мы формулируем задачу, обычно записываем результат: «написать письмо», «поставить картинку». Но реальная задача — не одно действие, а маршрут.
Допустим, нужно добавить новый товар на сайт. Выглядит просто: открыть админку и заполнить карточку. На практике: найти фотографии → проверить их размер → запросить характеристики → уточнить цену → выбрать категорию → загрузить материалы → заполнить поля → проверить результат.
Сама карточка заполняется за десять минут. Всё остальное может занять ещё сорок.
Задачи пухнут в процессе
Часто, оценивая задачу, мы предполагаем кратчайший трек от «открыл файл» до «отправил результат». Но некоторые задачи пухнут прямо в процессе работы.
Нужно было «немного поправить презентацию». Заодно решили обновить график. Для него понадобились свежие данные. Запросили. В таблице обнаружилась ошибка. После исправления пришлось поменять цифры ещё на двух слайдах.
Каждая такая правка занимает немного времени. Но пять мелочей подряд — уже отдельная задача. А в списке дел всё это по-прежнему называется «поправить презентацию».
Переключения жрут время
Пришло сообщение. Ответили. Заодно проверили почту. Открыли ссылку из письма. Вспомнили про другое дело. Через 20 минут вернулись к исходной задаче. Нужно снова вспомнить, где остановились. То же происходит, когда работа зависит от чужого ответа:
- «Берём первый вариант или второй?»;
- «Это финальные цифры?»;
- «Можно уже публиковать?».
Сам вопрос занимает минуту. Но пока ждёшь, переключаешься на другое. Ответ приходит — и в задачу приходится погружаться заново. Поэтому полезно различать время выполнения и время от начала задачи до готового результата. Второе почти всегда больше.
Как оценивать реалистичнее?
Полностью предсказать все мелочи не получится, но сделать оценку точнее можно.
- Разберите задачу на шаги. Не ограничивайтесь финальным действием. Подумайте, что понадобится до него и после: найти материалы, получить доступы, дождаться ответа, проверить результат, внести правки;
- Старайтесь за один подход доводить небольшие задачи до конца. Если вы отвлекаетесь на другие задачи, обратные включения отнимают много времени, каждый раз приходится заново восстанавливать контекст;
- Замечайте то, что повторяется. Если одни и те же подготовительные действия постоянно съедают время, подумайте, можно ли их стандартизировать: сделать шаблон, собрать материалы в одном месте, автоматизировать часть процесса или делегировать.
Автор: Анна Лушева, шеф-редактор рассылки «Workzilla».
Интересное...
- ...«Основные принципы военной пропаганды», Анна Морелли, книга, скачать
- ...Приложение, прокладывающее маршрут через тень
- ...В России почти исчезли «удалёнщики»
0 коммент.:
Отправить комментарий
Ваш комментарий появится в блоге после проверки администратором